Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy musisz dekretować faktury? To często spędza sen z powiek przedsiębiorcom, szczególnie na początku działalności. Spokojnie – nie zawsze jest to konieczne, ale są sytuacje, w których po prostu nie da się tego uniknąć.
Podstawowe zasady dekretowania
Zacznijmy od tego, że dekretowanie to nic strasznego. W praktyce to po prostu sposób na uporządkowanie dokumentów finansowych firmy. Jeśli prowadzisz pełną księgowość, musisz oznaczać każdy dokument odpowiednimi numerami kont księgowych. Brzmi skomplikowanie? Na stronie https://pragmago.pl/porada/na-czym-polega-dekretowanie-faktur-i-kiedy-jest-konieczne/ znajdziesz dokładne wyjaśnienie krok po kroku.
Kiedy nie możesz tego pominąć?
Przede wszystkim musisz dekretować dokumenty, jeśli prowadzisz spółkę handlową – niezależnie od jej wielkości czy formy. To dotyczy zarówno małych spółek z o.o., jak i dużych spółek akcyjnych. Drugi przypadek to przekroczenie progu finansowego – według ustawy o rachunkowości, jeśli Twoja firma osiągnęła w poprzednim roku przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych w wysokości co najmniej 2 milionów euro, musisz przejść na pełną księgowość. To nie jest widzimisię urzędników – chodzi o to, żeby duże firmy miały przejrzystą dokumentację.
Szczególnie ważne jest prawidłowe dekretowanie przy zakupie sprzętu firmowego czy samochodów – tu każdy błąd może się zemścić przy rozliczaniu amortyzacji. Dekretowanie jest też kluczowe przy wszelkich większych inwestycjach firmowych. Pamiętaj, że jeśli raz przekroczysz próg i przejdziesz na księgi rachunkowe, nie możesz już z nich zrezygnować, nawet jeśli w kolejnym roku Twoje przychody spadną poniżej limitu. Dlatego warto dobrze przemyśleć formę księgowości, zanim przychody zbliżą się do granicznej kwoty.
Sytuacje, które wymagają szczególnej uwagi
Masz abonament na telefon firmowy albo wynajmujesz biuro? To klasyczne przykłady usług ciągłych, gdzie dekretowanie jest niezbędne. Podobnie przy zakupach w walutach obcych – tu trzeba uważać na kursy i różnice walutowe. Sporo firm wpada też w pułapkę przy fakturach zaliczkowych – tu dekretowanie musi objąć zarówno wpłatę, jak i końcowe rozliczenie.
Co grozi za błędy?
Nie ma co ukrywać – zaniedbania mogą słono kosztować. Urząd skarbowy nie przymknie oka na bałagan w księgach, szczególnie jeśli chodzi o VAT czy CIT. Lepiej dmuchać na zimne i robić wszystko zgodnie z przepisami, niż później tłumaczyć się podczas kontroli.
Jak robić to dobrze?
Najważniejsza jest regularność – nie zostawiaj sterty faktur na ostatnią chwilę. Dobrym pomysłem jest stworzenie własnego systemu opisywania dokumentów. Wiele firm korzysta też z programów księgowych, które podpowiadają, jak dekretować podobne dokumenty. W razie wątpliwości zawsze możesz zapytać księgowego – lepiej wydać stówkę na konsultację niż później płacić karę.
Na co jeszcze zwrócić uwagę?
Sprawdzaj dekrety na bieżąco, szczególnie przy nietypowych transakcjach. Śledź też zmiany w przepisach – księgowość to nie jest stała nauka. Co działało rok temu, dziś może być nieaktualne. I najważniejsze – nie bój się pytać. Lepiej dwa razy upewnić się u specjalisty, niż później prostować błędy w dokumentacji.
