Zarządzanie projektem sprowadza się do kilku prostych zasad. Podstawa to jego dokładne zaplanowanie, a następnie pozyskanie funduszy na ten cel. Niezwykle istotne jest również oszacowanie szczegółowego harmonogramu, ponieważ przekroczenie terminu może skutkować utratą dofinansowania bądź niezadowoleniem klienta, w zależności od rodzaju projektu, jakiego się podejmujemy. O czym jeszcze trzeba pamiętać podczas jego realizacji?
Skompletowanie zespołu
Fachowy i zgrany zespół ma bardzo duże znaczenie w skutecznym zarządzaniu projektem. Jedna osoba nie jest bowiem wstanie wykonać wszystkich zadań, zwłaszcza że niekiedy ważne jest ich zgranie w tym samym czasie. Każda z osób zaangażowanych w projekt powinna otrzymać konkretne stanowisko lub pulę obowiązków. W zespole musi znaleźć się przede wszystkim koordynator, który odpowiada za zaplanowanie oraz kontrolę pracy innych osób, asystenci, księgowa czy szkoleniowiec. Konieczne może okazać się pozyskanie osoby, która zajmie się promocją oraz informacją. Zakres pracy poszczególnych osób nie powinien na siebie zachodzić, aby nie wprowadzać niepotrzebnego chaosu. Do opracowania budżetu, jak również harmonogramu pracy pomocne mogą okazać się specjalne programy i narzędzia. Warto przejść profesjonalne szkolenie, aby poznać ich wszystkie możliwości. Jednym z bardziej przydatnych będzie, chociażby http://www.imperiumszkoleniowe.pl/project-podstawowy.
Przejrzysta komunikacja
Komunikacja pomiędzy osobami pracującymi przy danym projekcie powinna następować w sposób ciągły, tj. musi odbywać się na bieżąco. W tym celu dobrym krokiem będzie wypracowanie konkretnych kanałów komunikacji. Mogą to być zebrania zespołu odbywające się dwa razy w tygodniu, sprawozdanie tygodniowe, maile bądź notatki. Nie można ich wprowadzać zbyt wiele, ponieważ może to utrudnić codzienną pracę. Bardzo istotne jest przy tym sprawdzanie czy zadania są realizowane zgodnie z harmonogramem. Nawet z pozoru niewielkie opóźnienie może doprowadzić do znacznych kłopotów z realizowaniem projektu w wyznaczonym terminie.
Narzędzia monitoringu
Narzędzia do monitoringu pracy przybierają zróżnicowaną formę. Podstawowe z nich to lista obecności uczestników projektu. Zazwyczaj podpisywana jest na cyklicznych spotkaniach, kiedy omawiane są najważniejsze zagadnienia. Wśród innych narzędzi wymienia się najczęściej karty pracy, karty doradcze, zdjęcia oraz wszelkiego rodzaju inne materiały ze spotkań lub szkoleń. Ponadto, kluczowe jest prowadzenie oceny efektywności projektu, co pozwoli na dostosowanie działań do oczekiwanych efektów, w tym m.in. do określonej grupy docelowej. Niektóre z projektów dofinansowywane są przez Unię Europejską, w tym przypadku pod uwagę należy brać fakt, że płatności nie zawsze pojawiają się w wyznaczonym terminie.
Zarządzanie projektem wymaga systematyczności i stałej kontroli. Pomóc nam mogą w tym programy i specjalne narzędzia, z których warto korzystać. Pierwotny plan zazwyczaj nieco różni się od rezultatów końcowych, niemniej trzeba go wdrożyć.
